Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay điều hành nhiều doanh nghiệp, bạn luôn phải đối mặt với việc phải xử lý nhiều việc cùng một lúc và giữ cho doanh nghiệp mình luôn vận hành tốt. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để theo dõi mọi hoạt động một cách chính xác và logic, dễ quản lý nhất.
Ngày nay, ngày càng có nhiều tổ chức hoặc công ty đầu tư vào phần mềm quản lý doanh nghiệp để hoàn thành công việc, dự đoán rủi ro và nâng cao hiệu quả tổng thể. Trong đó, phần mềm quản lý Vsoft là phần mềm quản lý đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhất bởi sự tiện lợi và chính xác trong quản lý hoạt động vận hành. Cùng tìm hiểu ngay phần mềm quản lý Vsoft là gì? Cách sử dụng phần mềm chi tiết nhất ngay dưới đây!
Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một giải pháp kết hợp của nhiều ứng dụng và sản phẩm khác nhau sẽ giúp bạn quản lý các lĩnh vực kinh doanh khác nhau như nhân sự, tài chính, bán hàng, v.v. Hiện nay có các loại công cụ giúp quản lý kinh doanh khác nhau như: Lập hóa đơn, Quản lý tài sản, CRM, Cơ sở dữ liệu phần mềm, chương trình xử lý văn bản, v.v. Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp làm giảm chi phí hoạt động và đơn giản hóa các quy trình, đây là một giải pháp quản lý linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý Vsoft (Vsoft BMS) là gì?
Vsoft BMS được Vsoft phát triển và đi vào hoạt động vào năm 2001. Đây là một trong những phần mềm quản lý kinh doanh đầu tiên được phát triển dành cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động, Vsoft không ngừng phát triển nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp hỗ trợ phát triển hoạt động kinh doanh nghiệp hiệu quả.
Đặc điểm của phần mềm Vsoft
- Khách hàng: được phân cấp theo nhiều nhóm, có mức chiết khấu, thanh toán, liên hệ… khác nhau
- Hàng hoá: phân cấp theo nhiều nhóm khác nhau để phục vụ cho công tác thống kê.
- Công nợ được quản lý theo từng phiếu mua, phiếu bán với các đợt thanh toán.
- Kho:
Quản lý thẻ kho theo từng mặt hàng, quản lý xuất nhập tồn tất cả các mặt hàng, nhóm hàng.
Quản lý đa dạng kho hàng với chức năng nhập hàng và kiểm hàng thực tế, báo cáo chênh lệch kho…
Quản lý lưu chuyển kho nội bộ.
- Hàng xuất nhập:
Hỗ trợ nhập – xuất hàng hóa bằng mã vạch (barcode) – tương ứng với mã hàng hóa.
Hàng nhập trả theo từng khách hàng, hàng xuất trả theo từng nhà cung cấp.
- Quá trình mua bán:
Quản lý mua hàng với công nợ phải trả/Quản lý bán hàng với công nợ phải thu: lập phiếu mua hàng, phiếu chi, xuất trả hàng và đổi lại hàng mua.
Quản lý nhân viên tiếp thị, bán hàng: định mức chiết khấu theo doanh số thu được và theo từng nhóm hàng bán…
Quản lý, theo dõi các đơn đặt hàng trước, chuyển đơn hàng thành phiếu xuất…
Hệ thống báo cáo đa dạng: danh sách phiếu nhập hàng, danh sách phiếu xuất hàng, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, danh sách hàng nhập trả lại , danh sách hàng xuất trả lại trong kỳ hoặc trong các kỳ khác, báo cáo tình hình bán hàng, công nợ của tiếp thị, báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích số liệu kinh doanh theo nhiều hướng.
- Các đặc điểm khác:
Bảo mật theo mã người sử dụng để đảm bảo hệ thống không bị xâm nhập trái phép.
Chức năng lưu trữ – phục hồi: lưu trữ các thông tin hệ thống cần thiết và phục hồi hoạt động của hệ thống nhanh chóng khi gặp sự cố.
Quản lý và phân quyền người sử dụng chặt chẽ
Giao diện đồ họa đẹp mắt và dễ sử dụng. Ngôn ngữ Tiếng Việt
Có phần trợ giúp nhập liệu nhanh chóng, các tiện ích xuất dữ liệu sang các ứng dụng văn phòng.
Liên kết dễ dàng với các ứng dụng khác trên Windows: soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử…
Hệ thống vận hành với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng như: MS Access / MS SQL server.
Yêu cầu phần cứng máy tính với cấu hình tối thiểu: Pentium || 1G RAM, Hệ điều hành / WinXP/ Win 7
Tại sao bạn nên dùng phần mềm Quản lý Vsoft BMS?
- Hỗ trợ các cơ sở, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ
- Là công cụ quản lý tổng thể và thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp một cách có hiệu quả: Đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ; triển khai sử dụng dễ dàng và hiệu quả cao, chi phí thấp.
- Có những chức năng được mở rộng: Quản lý xuất nhập – mua bán hàng hóa, Quản lý thu chi – qũy tiền, Quản lý công nợ phải thu, Quản lý công nợ phải trả, Doanh số bán hàng, Quản lý kho hàng – Xuất -Nhập – Tồn, Hệ thống báo cáo quản lý kinh doanh
- Những tính năng nổi bật: Quản lý kho hàng, quản lý nhân sự, Quản trị hệ thống, Quản lý mua hàng, bán hàng, thu chi, Thiết lập cấu hình hệ thống
- Giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa nhập xuất theo mã vạch (Barcode), quản lý nhiều kho hàng, quản lý đơn giá định mức, quản lý tiếp thị, quản lý hoa hồng khách hàng, quản lý chiết khấu theo định mức doanh số của Khách Hàng – Tiếp Thị, Quản lý đơn đặt hàng.v.v.
Cách sử dụng phần mềm Vsoft
1. Đăng nhập
Tên đăng nhập mặc định: admin
Mật khẩu: được cung cấp khi bạn đăng ký gói sử dụng phần mềm
Để thêm mới người dùng: vào Hệ thống chọn Danh sách người dùng
2. Thiết lập thông tin hệ thống
Vào Hệ thống chọn Thiết lập thông tin hệ thống
Thông tin công ty : điền những thông tin đơn vị như: tên công ty, địa chỉ…. Bạn có thể nhập liệu bằng chức năng import dữ liệu từ file Excel
3. Nhóm khách hàng – nhà cung cấp
Thêm mới khách hàng – nhà cung cấp bằng cách vào Danh mục -> Khách hàng – nhà cung cấp chọn:
Check : Khách hàng nếu đó là khách hàng
Check : Nhà cung cấp nếu đó là nhà cung cấp.
Nếu vừa là khách hàng , vừa là nhà cung cấp thì check cả 2 ô
Chọn Lưu để lưu thông tin mới tạo.
Bạn nên tổ chức khách hàng – nhà cung cấp theo nhóm khách hàng – nhà cung cấp để dễ quản lý. vào Danh mục chọn Nhóm khách hàng – nhà cung cấp
4. Công nợ đầu kỳ
Vào Danh mục chọn Công nợ đầu kỳ
Nhập số tiền vào cột Số tiền phải thu (nếu là khách hàng) hoặc Số tiền phải trả (nếu là nhà cung cấp). Rồi nhấn Cập nhật
5. Kho hàng
Nhấn Danh mục chọn Kho hàng
6. Ngành hàng
Vào Danh mục chọn Ngành hàng
Có rất nhiều ngành hàng khác nhau như: ngành may mặc, ngành điện tử…
Bạn cũng có thể tạo 1 ngành hàng “mặc định”
7. Nhóm hàng
Danh mục chọn Nhóm hàng
Chú ý: 1 nhóm hàng phải thuộc một ngành hàng.
8. Hàng hóa
Danh mục chọn Hàng hóa nhấn Thêm mới
- Mã hàng: mỗi hàng hóa có 1 mã hàng duy nhất, nên nhập không dấu.
- Đơn vị tính: Nếu hàng hóa có nhiều đơn vị tính thì nhập đơn vị tính nhỏ nhất
- Nhóm hàng: Mỗi hàng hóa sẽ thuộc 1 nhóm hàng cụ thể.
Nhập đơn giá mua/ đơn giá bán tương ứng của hàng hóa.
Vào Kho hàng chọn thống kê hàng tồn
- Số lượng tồn tối đa (max): Hàng hóa trong kho tồn khi vượt số lượng tồn tối đa sẽ hiện màu “Đỏ” để dễ dàng theo dõi
- Số lượng tồn tối thiểu (min): Hàng hóa trong kho tồn nhỏ hơn số lượng tồn thiểu sẽ có màu “Xanh” để dễ dàng theo dõi
9. Hàng tồn đầu kỳ
Danh mục chọn Khởi tạo hàng tồn đầu kỳ
Số liệu tồn kho đầu kỳ là lượng hàng tồn kho trước khi bắt đầu sử dụng. Bạn nên nhập số liệu này ngay khi bắt đầu, tuy nhiên Vsoft cũng cho phép bạn nhập lại và tính toán lại hàng hóa đầu kỳ khi đã phát sinh số liệu xuất nhập.
10. Mua hàng
a. Mua hàng
- Chọn Phiếu nhập mua hàng và nhập thông tin
- Chọn hàng hóa từ danh sách hàng hóa. Click chuột để chuyển hàng hóa tới phiếu xuất bán
- Tại ô Mã hàng: nhập mã hàng, phần mềm sẽ lọc hàng hóa tương ứng từ danh sách bên phải phiếu xuất hàng.
- Chọn Lưu (F2) để lưu phiếu bán hàng hoặc Lưu (F3) để lưu và in phiếu ra máy in.
- Trên phiếu xuất bán hàng chọn Tiền tệ nếu thực hiện trả tiền trực tiếp. Chương trình sẽ tự động tạo phiếu nhập hàng và phiếu chi tiền trong phần Tiền tệ, chọn Danh sách phiếu chi.
- Chọn Công nợ nếu phiếu bán hàng chưa thanh toán
b. Lập phiếu chi cho phiếu mua hàng
Trong Mua hàng, chọn Danh sách phiếu nhập mua hàng, nhấn chuột phải để tạo phiếu chi, thay vì qua phần Tiền tệ, chọn Phiếu chi tiền.
11. Bán hàng
Sau thao tác khởi tạo hàng tồn đầu kỳ, hoặc phiếu mua hàng, ta đã có hàng hóa trong kho. Bước này thực hiện thao tác bán hàng cho khách hàng.
- Vào Bán hàng chọn Phiếu xuất bán hàng để tạo mới phiếu xuất bán hàng.
- Chọn Tiền mặt, phần mềm sẽ tự động tạo Phiếu thu tiền tương ứng
- Vào phần : Tiền tệ chọn Danh sách phiếu thu tiền.
12. Báo cáo
- Mua hàng chọn báo cáo mua hàng
Cho phép theo dõi những thông tin liên quan đến mua hàng như: số tiền đã trả nhà cung cấp, số tiền phải trả, chi tiết hàng mua…
- Bán hàng chọn Báo cáo bán hàng
Cho phép người dùng theo dõi nhanh chóng những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng như chi tiết công nợ phải thu, chi tiết tiền bán hàng cho khách…
- Tiền tệ chọn báo cáo tiền tệ
Tổng hợp những báo cáo liên quan đến việc thu / chi tiền tệ.
- Báo cáo chung
Phân hệ báo cáo sẽ bao gồm những báo cáo được thiết kế thành từng nhóm dễ dàng theo dõi, như: tiền tệ, kho hàng….
Ví dụ: báo cáo nhập xuất tồn trong phần kho hàng: cho biết những phát sinh nhập/xuất của hàng hóa trong kỳ.
Trên đây là toàn bộ khái niệm cũng như hướng dẫn chi tiết phần mềm quản lý bán hàng Vsoft. Ngoài Vsoft thì hiện nay đang có 5 phần mềm quản lý bán hàng khác cũng đang rất được các nhà quản lý ưa chuộng. Tùy vào quy mô doanh nghiệp cũng như doanh thu hàng kỳ mà bạn hãy chọn cho mình phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Chúc bạn thành công!