Monday, September 26, 2022
Kiến thức kinh doanh Kinh tế

TOP 8 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, có phí hiệu quả

Áp dụng giải pháp công nghệ để quản lý công việc nhóm với hiệu suất tăng gấp nhiều lần và thuận tiện, tại sao không? Công cụ hỗ trợ đắc lực là các phần mềm quản lý miễn phí và có phí phổ biến được nhiều đơn vị sử dụng. Hãy tham khảo một số phần mềm phổ biến sau

 

1. Trello: Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí

Trello có thể được cài đặt trên máy tính (PC), laptop hoặc tải App về dùng trên điện thoại, máy tính bảng, điều kiện tối thiểu

  • Nền tảng: Android 6.0 trở lên, iOS 12.0 trở lên, Window 10 phiên bản 14316.0 trở lên
  • Dung lượng: Android: ~11 MB, iOS: ~139 MB, Window: 188 MB
phần mềm quản lý công việc nhóm Trello
Giao diện phần mềm quản lý công việc nhóm Trello

Tiện ích khi sử dụng Trello

  • Tạo bảng danh sách các việc cần làm và sắp xếp chúng để dễ theo dõi. Khi hoàn thành công việc sẽ tích vào công việc đó và nó được chuyển sang trạng “xong”. Mỗi người có thể tạo nhiều bảng công việc khác nhau phân loại nhỏ tới mức nào là tùy mình lựa chọn.
  • Tạo ra các quy trình làm việc từng bước một, và có thể thêm thông tin ngày hết hạn, nhãn, các thành viên, danh sách công việc, tập tin đính kèm vào quy trình từng bước.
  • Người dùng có thể chia sẻ tệp, đoạn văn bản được copy, link web, chụp ảnh trực tiếp, hình ảnh tải lên
  • Các thành viên của nhóm có thể  bình luận, đóng góp ý kiến và chia sẻ tài liệu dễ dàng trong các mục công việc.
  • Phân công công việc cho người khác bằng cách tạo danh sách công việc sẽ giao, rồi mời họ bằng tên tham gia Trello hoặc email.
  • Cho phép đính kèm tập tin từ Google Drive và Dropbox.
  • Cho phép thiết lập chuông nhắc nhở khi thời hạn hoàn thành công việc đến theo như thiết lập từ trước.
  • Người dùng có thể làm việc trên Trello ngay cả khi không có kết nối Internet và nó sẽ được tự động đồng bộ khi có lại kết nối mạng.

Mức phí:

  • Miễn phí cho các chức năng cơ bản, đơn giản
  • Standard: 5$/tháng: Mở rộng hơn so với gói miễn phí
  • Premium: 10$/tháng, phù hợp nhóm tối đa 100 thành viên, có nhiều dự án
  • Enterprise: 17.5$: Có thể kết nối giữa các nhóm trong tổ chức với khả năng bảo mật và kiểm soát cao hơn.

Có thể tham khảo chi tiết tại đây: https://trello.com/

2. FastWork Project: Phần mềm quản lý công việc nhóm của Việt Nam

FastWork Project là phần mềm quản lý công việc nhóm của Việt Nam, cài đặt cho Windows và có thể sử dụng trên điện thoại di động.

Giám đốc công ty với nhiều phòng ban, nhiều dự án công việc sẽ có một cánh tay hỗ trợ đắc lực với phần mềm quản lý công việc nhóm FastWork Project này.

phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả FastWork Project
Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả FastWork Project

Tiện ích khi sử dụng FastWork Project

Quản lý tổng quan dự án bằng Dashboard

Phần mềm quản lý dự án giúp nhà quản lý xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện các dự án của theo nhóm, cá nhân, theo phòng ban hoặc tất cả các dự án trong doanh nghiệp tập trung trên một giao diện.

Xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện công việc của một dự án: tình trạng, tiến độ, trạng thái thực hiện các công việc trong dự án

Quản lý công việc dự án dạng danh sách

Quản lý danh sách công việc theo hạng mục

Giám sát tình trạng thực hiện từng công việc: tiến độ thực hiện tới đâu? hoàn thành khi nào? quá hạn bao nhiêu ngày?

Dễ dàng thêm nhanh hàng loạt công việc vào dự án

Dễ dàng cập nhật báo cáo, tiến độ công việc dự án

Quản lý dự án bằng bảng phân bổ nguồn lực

Dễ dàng theo dõi sự phân bổ nhân sự thực hiện dự án ngay trên một màn hình

Dễ dàng di chuyển công việc từ nhân viên này sang nhân viên khác, thời gian này sang thời gian khác để sắp xếp lại kế hoạch thực hiện dự án

Dễ dàng xác định thời gian phù hợp của một nhân viên để giao nhanh công việc

Quản lý dự án bằng Kanban

Theo dõi các bảng công việc trong dự án theo hạng mục, nhân viên thực hiện, trạng thái thực hiện.

Dễ dàng di chuyển công việc từ các bảng để thay đổi người phụ trách, hạng mục hoặc cập nhật trạng thái thực hiện

Có thể thêm mới công việc vào các hạng mục và giao cho nhân viên phụ trách

Quản lý dự án bằng Gantt chart

Phân rã công việc theo cấu trúc WBS để làm rõ phạm vi dự án

Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, tình trạng thực hiện công việc

Theo dõi sự phụ thuộc giữa các công việc trong dự án

Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh thời gian thực hiện công việc mà không cần mở chi tiết công việc

Dễ dàng cập nhật nhanh trạng thái thực hiện công việc

Quản lý dự án bằng lịch biểu

Dễ dàng theo dõi các công việc, sự kiện diễn ra trong phạm vi dự án trên lịch biểu

Dễ dàng thêm nhanh công việc vào dự án từ giao diện lịch biểu

Dễ dàng cập nhật nhanh trạng thái thực hiện công việc

Quản lý thu chi trong dự án

Khởi tạo nhanh các phiếu thu – phiếu chi, ghi nhận các hoạt động thu chi trong dự án

Theo dõi, trao đổi, tương tác trực tiếp trên các phiếu thu – chi

Báo cáo tổng quan hoạt động thu chi trong dự án, so sánh sự chênh lệch giữa dư thực tế và kế hoạch

Cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án

Phần mềm cho biết độ chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch với tiến độ thực tế

Thông tin mức độ cân bằng trong thu/chi với ngân sách

Quản lý dự án trên di động

Dễ dàng quản lý danh sách dự án và theo dõi tiến độ, trạng thái thực hiện từng dự án

Dễ dàng theo dõi tình trạng thực hiện công việc của từng nhân viên trong dự án

Dễ dàng thêm mới công việc vào dự án và giao việc trên di động

Thực hiện công việc, báo cáo kết quả và cập nhật tiến độ làm việc trên di động

Mức phí: Bạn phải trả phí để sử dụng phần mềm, nhưng mức phí cũng khá dễ chịu

  • Gói Basic: 20.000 VNĐ/tháng.
  • Gói Standard: 60.000 VNĐ/tháng.
  • Gói Pro: 90.000 VNĐ/tháng.
  • Gói Enterprise: 100.000 VNĐ/tháng.

Tham khảo chi tiết tại: https://fastwork.vn/project

3. Teamwork – Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả

Teamwork là phần mềm quản lý công việc nhóm của nước ngoài,  có giao diện sử dụng khoa học, giúp bạn đắc lực với các dự án phức tạp, dùng cho Windows.

giao diện phần mềm quản lý công việc nhóm
Giao diện phần mềm quản lý công việc nhóm Teamwork

Tiện ích của Teamwork

Quản lý nhiệm vụ – Theo dõi mọi chi tiết

Chia công việc và dự án thành các nhiệm vụ và các lớp nhiệm vụ phụ – để mọi người đều biết phải làm gì và khi nào hoàn thành. Phần mềm hỗ trợ chỉ định nhiều chủ sở hữu, đặt nhiệm vụ định kỳ, đưa ra ngày đến hạn, mức độ ưu tiên,…

Truyền cảm hứng cho sự hợp tác trong nhóm

Trò chuyện tức thì, giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng 1-1, nhóm các chủ đề vào các kênh, hạn chế tối đa được việc phải sử dung email, tiếp nhận ý kiến đóng góp.

Chia sẻ tài liệu, ghi chú cuộc họp, nhận xét về tài liệu ngay trên phần mềm,..

Chọn chế độ xem phù hợp

Có thể lựa chọn xem bằng một trong các chế độ sau: chế độ bảng thông thường, bảng Kanban, danh sách công việc, biểu đồ Gantt.

Lập kế hoạch

Nhìn nhận rõ nguồn lực có đủ cho các công việc của dự án hay không, xác định các giai đoạn và mục tiêu để ước tính thời gian hoàn thành, chia thành các phần nhỏ để quản lý. Phát hiện ra các lỗ hổng hoặc rủi ro trong dự án khi xem ở chế độ Kanban.

Báo cáo: 

Đánh giá về hiệu suất, lợi nhuận, có được cái nhìn tổng thể về mọi thứ – từ tình trạng tổng thể của dự án đến năng lực của nhóm, giúp thực hiện các dự án thành công.

Mức phí:

  • Miễn phí mãi mãi: Dành cho cá nhân và nhóm nhỏ
  • Deliver: 10$/người dùng/tháng, quản lý nhiều dự án
  • Grow: 18$/người dùng/tháng, phù hợp các nhóm lớn

Tham khảo chi tiết hơn tại https://www.teamwork.com/

4. Phần mềm quản lý đội nhóm CloudApp

CloudApp là phần mềm quản lý đội nhóm có thế mạnh trong hỗ trợ giao tiếp và tương tác giữa các thành viên và khách mời. Bạn cũng có thể dùng để liên lạc với khách hàng và đối tác. Phần mềm hỗ trợ Video trực tuyến. Ngoài Windows và MacOS còn có thể tải App cho iOS.

Phần mềm quản lý đội nhóm CloudApp
Phần mềm quản lý đội nhóm CloudApp

Một số tính năng nổi bật của CloudApp

  • Chụp hoặc ghi lại màn hình và chia sẻ nó dưới dạng một liên kết, với triết lý một bức ảnh hoặc video có sức mạnh truyền đạt tốt hơn nhiều so với một văn bản dày đặc được gõ ra.
  • Tiết kiệm thời gian dành cho các cuộc họp và email dài, thay vào đó là tính năng ghi lại màn hình của các thành viên để tạo nên các cuộc trao đổi nhanh và hiệu quả ngay mà không cần thiết lập lịch họp định kỳ.
  • Ngoài ra người dùng còn có thể dễ dàng gửi bản ghi âm, tệp ảnh, file, chú thích, gọi video call.
  • Ảnh chụp màn hình có thể được thêm chú thích để làm rõ bối cảnh và vấn đề phát sinh.
  • Tiện dụng khi giao tiếp với khách hàng mức độ tương tác tốt hơn, dễ hiểu, trực quan hơn.

Mức phí: Bạn có thể đăng ký để dùng thử phần mềm miễn phí. Sau đó, phải trả phí theo gói:

  • Miễn phí: với các tính năng giới hạn
  • Individual: 9,95$/tháng
  • Team: 8$/người dùng/tháng
  • Enterprise: liên hệ
mức phí phần mềm quản lý đội nhóm Cloudapp
Mức phí phần mềm quản lý đội nhóm CloudApp

Link tham khảo chi tiết: https://www.getcloudapp.com/

5. Phần mềm quản lý công việc nhóm Asana

Phần mềm tải về dùng cho hệ điều hành Windows

phần mềm quản lý công việc nhóm Asana
Phần mềm quản lý công việc nhóm Asana

Tiện ích nổi bật của phần mềm Asana

  • Dễ dàng tạo ra các công việc cho chính mình hoặc giao việc cho nhóm, thêm được hơn 15 thành viên cho từng đội, không giới hạn khách mời.
  • Trách nhiệm của mỗi thành viên của đội được làm rõ, kiểm tra được tiến trình công việc của dự án.
  • Tham gia vào cuộc hội thoại và xem các dự án trên cùng một nhóm.
  • Tích hợp với Google Drive để có thể dễ dàng lựa chọn và đính kèm các tập tin

Mức phí: Miễn phí dùng thử, sau thời gian dùng thử là mức phí cho các gói:

    • Premium: 10,99$/tháng.
    • Business: 24,99$/tháng.

Chi tiết hơn tại: https://asana.com/

6. Phần mềm Slack

Điểm nổi bật nhất của Slack là cho phép người dùng sử dụng trên đa nền tảng (máy tính, Android, iOS) nên tất cả mọi thành viên có thể chat nhóm với nhau bất kể họ dùng thiết bị gì đi nữa.

slack - phần mềm quản lý công việc theo nhóm
Slack – phần mềm quản lý công việc theo nhóm

 

Tiện ích của phần mềm Slack

  • Các thành viên có thể nhắn tin trực tuyến.
  • Chia sẻ file, tệp tin với nhau nhanh chóng.
  • Tính năng họp Online
  • Quản lý sẽ nhận được thông báo khi nhân viên đến nơi làm việc.
  • Có khả năng liên kết với các ứng dụng lưu trữ như Dropbox, Google Drive, GitHub… Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn, 5GB dung lượng lưu trữ.

Mức phí: Bạn có thể dùng thử phần mềm miễn phí. Sau đó, bạn phải trả phí với các gói bao gồm:

  • Pro: 6,67$/tháng.
  • Business+: 12,5$/tháng.

7. Phần mềm Basecamp

Phần mềm Basecamp có thể sử dụng trên máy tính, thiết bị di động với tất cả các trình duyệt. Không cần cài đặt về máy tính và điện thoại mà sử dụng trực tuyến. Do đó mỗi khi nhà sản xuất nâng cấp thì bạn tự động được sử dụng phiên bản mới mà không cần cập nhật thủ công.

phần mềm quản lý dự án basecamp
Phần mềm quản lý dự án Basecamp

Tiện ích của bộ công cụ tất cả trong một để làm việc từ xa:

  • Người dùng có thể thiết lập danh sách các công việc cần làm,  những sự kiện quan trọng, đánh dấu nhiệm vụ ưu tiên
  • Basecamp cho phép nhắn tin, chia sẻ  file giúp dễ dàng trao đổi công việc.
  • Bộ báo cáo đầy đủ có thể được trích xuất để bạn phân tíchchuyên sâu về dư án.
  • Quản lý công việc, các nhóm tổ đội, các nhóm thuê ngoài dễ dàng.
  • Dữ liệu bảo mật, không thất thoát hay mất mát dữ liệu.

Mức phí: Dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Sau đó, bạn phải trả phí 99$/tháng. Mức phí này khá cao tuy nhiên do tính chuyên nghiệp của phần mềm mà nhiều công ty sẵn sàng chi trả.

Website của công ty: https://basecamp.com/

8. Base Wework

Base Wework là nền tảng quản trị doanh nghiệp của Việt Nam sản xuất và đã tạo được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp lớn.

dự án của basewework
Dự án của Basewework

Tính năng

Lập kế hoạch thông minh

Khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng

Theo dõi tiến độ công việc dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ

Số liệu phân tích chinh xác giúp phân bố nguồn lực hiệu quả

Nhân bản dự án mẫu

Cộng tác toàn diện

Giao tiếp, trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án

Giao tiếp với khách hàng (bảo mật cao)

Chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi

Thông báo và cập nhật hoạt động theo thời gian thực

Báo cáo tự động

Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị

Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan

Kiểm soát mức độ thành công của các dự án

Tùy chỉnh linh hoạt

Đáp ứng được hầu hết các phương thức quản lý và nhu cầu của doanh nghiệp!

Tùy chọn hiển thị: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban)

Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số,…

Phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án

Mức phí: Bạn có thể  dùng thử phần mềm miễn phí trong 7 ngày. Sau đó, bạn phải trả phí theo gói:

  • Starter: 1.000.000 VNĐ/tháng.
  • Growth: 2.000.000 VNĐ/tháng.
  • Business: 2.000.000 VNĐ/tháng + 30,000đ/1 tài khoản từ tài khoản thứ 61 trở đi.

Xem thêm hướng dẫn cụ thể tại https://base.vn/wework

Trên đây là tổng hợp 8 phần mềm quản lý công việc nhóm hữu ích để bạn tham khảo và lựa chọn nhằm tăng gấp nhiều lần hiệu suất công việc trong dự án và giảm được sự căng thẳng khi mọi thứ trở nên ngăn nắp, hệ thống và dễ theo dõi từ tổng thể tới phân tích chi tiết.

 


Tin liên quan

Nhượng quyền thương mại là gì?

Nếu việc mua một cơ sở kinh doanh hiện tại nghe có vẻ không phù hợp với bạn, bạn có thể phù hợp với quyền sở hữu nhượng quyền thương mại. Nhượng quyền thương mại là gì – và làm thế nào để bạn biết liệu bạn có phù hợp...
Vũ Anh

10 lý do thất bại trong kinh doanh homestay phổ biến nhất

Kinh doanh homestay thất bại là điều không ai muốn, mặc dù một số người đã khá tâm huyết và dồn tâm sức cùng tiền bạc vốn liếng vào đó. Thực tế khi bắt tay vào làm vẫn cứ…thất bại! Lý do kinh doanh homestay thất bại là do đâu?...
Vũ Anh

Tìm hiểu kinh doanh homestay là gì? Có những đặc trưng gì?

Kinh doanh Homestay vài năm trở lại đây là một xu hướng rất Hot. Có những câu chuyện thành công mà ai nghe cũng mong mình được như “anh ấy” hay “cô ấy”, vì số vốn bỏ ra ít mà thu về vài chục đến cả trăm triệu đồng mỗi...
Vũ Anh

Top ++ cách quảng cáo thương mại điện tử hot nhất 2022

Quảng cáo có rất nhiều hình thức nhằm đưa thông điệp về thương hiệu doanh nghiệp, thương hiệu sản phẩm dịch vụ đến với đông đảo công chúng. Mục tiêu nhằm tăng độ nhận diện và tăng doanh số bán hàng sau mỗi chiến dịch.  Quảng cáo thương mại điện...
Vũ Anh

Chuyên gia thương mại điện tử là gì, có những chức năng gì?

Chuyên gia thương mại điện tử là một nghề hoàn toàn mới và cực kỳ tiềm năng trong bối cảnh ngành này trở thành một ngành công nghiệp ngàn tỷ Đô la và các công ty lớn nhỏ đua nhau tăng tốc trong xa lộ chuyển đổi trực tuyến. Chúng...
Vũ Anh

Bạn có biết khách hàng tiềm năng trong tiếp thị là gì?

Khách hàng tiềm năng thường được nhắc đến nhiều trong tiếp thị – Marketing. Hiểu rõ khách hàng tiềm năng là gì, phân biệt với một số khái niệm khác về khách hàng trong Marketing, và làm thế nào để thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, chuyển đổi...
Vũ Anh