CMS là một khái niệm quen thuộc với những người tiếp xúc thường xuyên với website. Nhưng hiểu chính xác CMS là gì và có những chức năng nào, để có thể lựa chọn dùng CMS phù hợp nhất thì không phải ai cũng biết rõ. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.
CMS là gì?
CMS là gì? Đó là viết tắt của Content Management System, là phần mềm máy tính được sử dụng để xây dựng và quản lý nội dung website, trong đó người dùng không cần phải là người có chuyên môn về công nghệ thông tin cũng có thể chủ động hoàn toàn trong việc sáng tạo và chỉnh sửa các nội dung số (bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,…)
Một website khi xây dựng sẽ cần dùng ngôn ngữ lập trình HTML, CSS, JavaScript để viết mã code FrontEnd (giao diện bên ngoài), ngôn ngữ lập trình PHP, Python, JavaScript để viết phần BackEnd (quản lý bên trong).
Còn sử dụng CMS thì coi như được dùng sản phẩm sẵn, không phải tác động đến các phần trên. Chúng ta nghe nhiều tới “Wordpress”, “Zoomla”, “Magneto”,..đó chính là các CMS hỗ trợ người dùng thiết lập một website mới tinh từ khi chưa có thông tin gì, cho tới khi thêm vào và chỉnh sửa, quản lý các trang chủ, trang con, thư mục, bài viết, thông tin,… để nó trở nên đầy đủ và sinh động.
Nếu như không có CMS thì việc xây dựng và phát triển một website sẽ cực kỳ vất vả đòi hỏi các chuyên gia IT phải cùng làm việc thường xuyên với người tạo nội dung, tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Phân loại phần mềm – hệ thống CMS
CMS mã nguồn mở (Open Source – OSS)
Các CMS mã nguồn mở thông dụng hiện nay như WordPress, Magento, Opencart, Prestashop,…
CMS mã nguồn mở được cung cấp bởi tập đoàn công nghệ lớn, dễ sử dụng, không cần trả phí.
Khi cài đặt xong thì các tính năng cơ bản để xây dựng trang web, thiết lập bố cục, quản lý trang, quản lý bài viết, trình soạn thảo đều được thiết lập sẵn và tương đối đủ cho người sử dụng làm nên một website hoàn chỉnh và duy trì phát triển nó.
CMS tự code
CMS tự code giúp xây dựng một theo mong muốn và nhu cầu cụ thể, website là độc nhất, không “đụng hàng” với bên nào. Cần thuê lập trình viên để thực hiện viết code bằng các ngôn ngữ lập trình từ đầu cho hệ thống website. Chi phí cho CMS tự code là cao, tốn thời gian và công sức. Tuy nhiên, nếu lập trình viên có chuyên môn cao sẽ giúp xây dựng được một hệ thống CMS cho ra website có thiết kế đẹp và độc đáo, kết cấu web theo ý muốn, tính bảo mật cao.
CMS được xây dựng sẵn và mất phí
Nếu bạn muốn có một hệ thống CMS bảo mật tốt, ít gặp lỗi, thao tác sử dụng đơn giản, tính năng cơ bản và nâng cao được thiết lập sẵn sàng, và sẵn sàng trả phí thì việc mua CMS từ các nhà sản xuất chuyên nghiệp là một giải pháp tốt. Các nhà sản xuất-phát triển CMS cũng sẽ có trách nhiệm cao hơn đối với người sử dụng về việc hỗ trợ sau này khi sử dụng gặp bất kỳ khó khăn nào.
Chức năng của CMS
CMS có nhiều loại, nhưng đều cần đảm bảo được các chức năng cơ bản. Vậy CMS có những chức năng nổi bật nào?
CMS là hệ thống lý tưởng giúp người sử dụng xây dựng, quản lý website mà không cần kiến thức lập trình
Nếu phải hiểu biết về lập trình mới sử dụng được thì có lẽ nhiều người đã bỏ cuộc vì quá phức tạp. Ngày nay, hầu như các đơn vị kinh doanh, thậm chí các cá nhân đều có nhu cầu có một website của riêng mình. Do CMS ra đời mà thương mại điện tử mới có cơ hội phát triển mạnh mẽ như ngày nay.
Website nhỏ chỉ gồm vài trăm bài viết, website lớn có hàng ngàn bài viết, chưa kể có bao nhiêu sản phẩm đăng tải trên đó, thì quản lý ra sao để có thể hệ thống, phân loại, tìm kiếm dễ dàng đây?
CMS giúp người quản lý và sử dụng website dễ dàng phân loại bài viết theo chủ đề, thư mục, ngày đăng mới cũ, tên tiêu đề, từ khóa. CMS thường phát triển công cụ giúp tìm kiếm bài viết, hay sản phẩm theo từ khóa tương tự như chức năng của “Google thu nhỏ”.
Các lỗi nếu phát sinh trong website cũng được “nhà cảnh báo CMS” thông báo kịp thời.
Chức năng của CMS giúp quản lý người dùng website
Website không thể xây dựng nội dung chỉ bởi một cá nhân vì có quá nhiều đầu việc. CMS giúp cho nhiều người có thể được truy cập vào bên trong website để xây dựng và chỉnh sửa nội dung khi họ được cấp tài khoản. Tài khoản sẽ được phân theo quyền để có thể thực hiện một phần việc này hay phần việc kia đối với các nhân viên (biên tập viên/người quản lý sản phẩm,..), hoặc tài khoản được phép thực hiện toàn bộ các chức năng với vai trò người quản trị (admin).
Tối ưu chi phí cho Online Marketing
CMS cũng hỗ trợ các kênh Marketing khác đắc lực. CMS có thể giúp chủ website thu thập thông tin người dùng như số điện thoại, email, từ đó có dữ liệu triển khai Email Marketing hay gọi điện thoại chăm sóc trực tiếp. CMS cho phép chia sẻ bài viết, nội dung trên các trang mạng xã hội để quảng bá thương hiệu sản phẩm dịch vụ. Hệ thống chatbot tự động giúp cho việc tiếp cận chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn rất nhiều.
Các yếu tố cân nhắc để lựa chọn CMS phù hợp
Đầy đủ chức năng và dễ sử dụng
Dù là CMS mã nguồn mở, tự code hay đi mua từ bên thứ ba viết sẵn, thì các yếu tố này cần đặt lên hàng đầu. Điều này giảm đáng kể thời gian thao tác cũng như nhân viên mới vào dễ dàng bắt nhập công việc.
Phù hợp với loại hình website
Có website xây dựng với mục đích viết blog, trang tin tức. Có những website để giới thiệu và bán sản phẩm, có những website để đăng tải nhiều Video,…mỗi loại lại cần một hệ thống CMS thích hợp.
Ví dụ khi xây dựng website thương mại điện tử người ta thường chọn Magento
Chi phí dựa theo ngân sách
Nếu ngân sách eo hẹp, người dùng có thể tận dụng hệ thống CMS miễn phí. Nếu có nhu cầu phát triển website đặc biệt, cao cấp, bảo mật thì bạn cần mất một khoản tiền có thể khá lớn.
Tuy nhiên nên có lựa chọn thông minh trong việc lựa chọn đối tác đúng đắn, có chuyên môn cao, dịch vụ chuyên nghiệp. Nếu không, thì việc bỏ nhiều tiền chưa chắc đã tỷ lệ thuận với chất lượng của phần mềm mà bạn có được sau khi nghiệm thu.
Thiết kế giao diện cũng như thiết lập bố cục web
Giao diện đẹp mắt và bố cục web hợp lý khoa học rất có ý nghĩa đối với trải nghiệm người dùng. Nó còn cần phải được điều chỉnh trong quá trình triển khai cho đến khi phù hợp nhất. Do đó, CMS cần phải đáp ứng được các yêu cầu này.
Các tiện ích mở rộng và bổ trợ
Website sẽ phát triển dần lên và có thể cần thêm các tính năng. Vậy hệ thống CMS trong danh sách lựa chọn có đáp ứng được điều này nhanh chóng và thuận tiện hay không sẽ là một tiêu chí cần xem xét.
Trợ giúp và hỗ trợ
Đã là phần mềm thì khi sử dụng chắc chắn sẽ có lúc gặp tình huống khó cần hướng dẫn giải đáp, hoặc phát sinh lỗi cần khắc phục ngay, vì doanh nghiệp sẽ mất khách hàng nếu để họ phải chờ đợi lâu. Do đó cần chọn lựa CMS nào mà hỗ trợ được chúng ta trong suốt quá trình xử dụng được nhanh chóng và thỏa đáng.
CMS là hệ thống phần mềm giúp xây dựng và quản lý website đắc lực và hiệu quả. Nó sẽ đồng hành suốt trong quá trình tiến về phía trước của doanh nghiệp. Mọi sự thay đổi đều rất tốn công sức thời gian và tiền bạc. Vì vậy người sử dụng nên có sự tìm hiểu sâu sắc và lựa chọn đúng đắn phần phềm CMS thích hợp nhất cho mình.