Trong Excel, hàm Vlookup được sử dụng rất phổ biến trong việc thống kê, tìm và phân loại dữ liệu nhờ sự thuận tiện và nhanh chóng mà nó mang lại. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách sử dụng và cách khắc phục các lỗi cơ bản khi sử dụng hàm. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về hàm Vlookup trong Excel ngay dưới đây!
Hàm Vlookup trong Excel là gì?
Hàm Vlookup là một công cụ giúp dò tìm dữ liệu trong Excel. Vlookup tra cứu một phần thông tin trong bảng hoặc tập dữ liệu và cho ra dữ liệu/thông tin tương ứng. Hàm Vlookup được lập trình sẵn giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Bạn sẽ thao tác nhanh hơn và tiết kiệm thời gian nếu sử dụng thuần thục hàm Vlookup.
Cú pháp hàm Vlookup:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
lookup_value: giá trị mà bạn muốn tra cứu
table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước, ví dụ: $A$1:$D$40.
col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm
- TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), nghĩa là nếu không tìm thấy kết quả chính xác, hãy sử dụng kết quả gần nhất.
- FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối), nghĩa là nếu không tìm thấy kết quả chính xác, thì hàm sẽ trả về lỗi.
5 bước sử dụng hàm Vlookup trong Excel
Bước 1: Sắp xếp dữ liệu
Bước đầu tiên để sử dụng hàm Vlookup một cách hiệu quả là sắp xếp dữ liệu của bạn để hàm cho ra kết quả chính xác nhất. Vlookup hoạt động theo thứ tự từ trái sang phải, vì vậy hãy chắc chắn rằng thông tin bạn muốn tra cứu nằm ở bên trái của dữ liệu tương ứng mà bạn muốn tìm kiếm.
Bước 2: Điền thông tin cần tra cứu
Nhập “= VLOOKUP” và sau đó chọn ô chứa thông tin muốn tra cứu.
Bước 3: Điền vị trí cần tìm
Chọn bảng chứa dữ liệu để tìm kiếm thông tin mà bạn đã chọn ở cột ngoài cùng bên trái trong bước trước đó.
Bước 4: Chọn cột để xuất dữ liệu
Ví dụ, bạn cần dữ liệu đầu ra nằm ở cột thứ 3 của bảng, nhập số “3” vào công thức.
Bước 5: Xác định kết quả
Bạn cần kết quả chính xác hay gần đúng? Hãy nhập “TRUE” hoặc “FALSE” vào công thức.
Những lưu ý khi sử dụng hàm Vlookup
- Nếu cột tra cứu chứa các giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP sẽ chỉ khớp với giá trị đầu tiên.
- Hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường.
- Vlookup cho phép sử dụng các ký tự như dấu hoa thị (*) hoặc dấu chấm hỏi (?).
- Với hàm chứa các số được nhập dưới dạng văn bản: Nếu cột đầu tiên của bảng chứa các số được nhập dưới dạng văn bản, chúng ta sẽ nhận được lỗi #N/A! nếu giá trị tra cứu không ở dạng văn bản.
Các lỗi thường gặp
Lỗi #N/A! xảy ra nếu hàm Vlookup không tìm thấy kết quả phù hợp với giá trị đã cung cấp.
Lỗi #REF! xảy ra nếu số col_index_num lớn hơn số cột trong table_array được cung cấp, hoặc công thức có chứa các ô không tồn tại.
Lỗi #VALUE! xảy ra nếu:
- Số col_index_num nhỏ hơn 1 hoặc không phải là giá trị số
- Số range_lookup không phải là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE.
Lỗi #NAME? xảy ra khi Lookup_value ở dạng văn bản nhưng thiếu dấu ngoặc kép (” “) (dấu ” ” để định dạng văn bản giúp Excel hiểu rõ công thức hàm).
Trên đây là toàn bộ khái niệm, công thức cũng như hướng dẫn chi tiết về hàm Vlookup cơ bản. Vlookup giúp cho việc thống kê, báo cáo, lọc dữ liệu chính xác và rút ngắn đáng kể thời gian, vậy nên đây là hàm được dùng rất phổ biến trong quá trình thao tác trên Excel. Hy vọng bạn đã có thêm nhiều thông tin bổ ích qua bài viết này. Chúc bạn áp dụng thành công!