Một trong những thách thức lớn nhất đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp Startup là phải thu hút được nhiều khách hàng hơn, tăng doanh thu và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra với nguồn lực còn hạn chế. Giải pháp cho vấn đề đó chắc chắn là: nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn không dễ dàng.
Mặc dù không thể có đáp án chung phù hợp với tất cả doanh nghiệp, nhưng một trong những phương pháp hiệu quả nhất đó là: vạch rõ lộ trình, phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc (workflow).
Tại sao quy trình làm việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ?
Vậy “quy trình làm việc” là gì?
Quy trình làm việc (Workflow) là tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành quy trình nghiệp vụ theo một bộ quy tắc được xác định trước. Khi được thực hiện (thành công hoặc không thành công), sẽ chuyển đổi vật liệu, tạo ra thông tin hoặc cung cấp dịch vụ để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Nói một cách đơn giản, quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động được giao cho
một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Tối ưu hóa quy trình làm việc trong các doanh nghiệp nhỏ sẽ mang lại nhiều lợi ích khác nhau, một trong số chúng là:
Chuẩn hóa các quy trình.
Nếu doanh nghiệp của bạn có từ 2 nhân viên trở lên, bạn có thể sẽ thấy trường hợp họ có các quy trình và cách xử lý công việc khác nhau, cũng có thể cách này hiệu quả hơn cách kia và gây ra sự nhầm lẫn, mâu thuẫn. Bằng cách tạo ra một quy trình làm việc tiêu chuẩn và áp dụng cho toàn bộ nhân viên, mức độ nhất quán, hiệu quả và chính xác trong công việc sẽ tăng lên đáng kể.
Tối ưu hóa hiệu quả công việc
Bằng cách vạch rõ lộ trình và phân tích quy trình làm việc trong doanh nghiệp nhỏ, ta có thể xác định chính xác những vấn đề đang kém hiệu quả, tắc nghẽn và các hạng mục có thể tối ưu hóa hơn nữa. Khi đó, quy trình làm việc hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nhỏ có doanh thu cao hơn và nhiều lợi nhuận hơn.
Cho phép tự động hóa
Bằng cách hiểu kỹ càng về quy trình làm việc, chúng ta có thể xác định các công đoạn có thể được tự động hóa.
Tuy nhiên, ta chỉ nên tự động hóa các quy trình đã hiệu quả. Nếu không, tự động hóa sẽ chỉ khuếch đại sự kém hiệu quả.
Đem đến sự hài lòng hơn cho khách hàng
Tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng sẽ nhận thấy, đánh giá cao sự hiệu quả và tính nhất quán của doanh nghiệp, đồng thời quy trình làm việc tiêu chuẩn cũng sẽ giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng tốt hơn.
Vậy làm thế nào để tối ưu hóa quy trình làm việc?
- Xác định rõ quy trình làm việc
Tất cả các doanh nghiệp đều có ít nhất một quy trình làm việc. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn là một nhà hàng thì quy trình làm việc sẽ là các công đoạn chuẩn bị, nấu một món đặc trưng. Do vậy, việc xác định rõ những quy trình làm việc cần đặt lên hàng đầu. Khi đã có danh sách cho các quy trình công việc, bạn nên ưu tiên quy trình công việc nào bạn muốn tối ưu hóa trước. Tất nhiên bạn nên tối ưu hóa tất cả các quy trình làm việc, nhưng với nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp nhỏ, chúng ta nên thực hiện ưu tiên. Chúng ta có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên qua ba phương pháp chọn sau:
- Chọn quy trình làm việc then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của doanh nghiệp.
- Chọn quy trình kém hiệu quả, chưa phù hợp để cải thiện ngay lập tức.
- Chọn quy trình ảnh hưởng lớn nhất đến sự hài lòng của khách hàng, ví dụ như quy trình giao hàng,…
- Sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc phù hợp
Có rất nhiều phần mềm đem lại giải pháp, giúp bạn quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Chúng đa số đều có thể giúp doanh nghiệp của bạn trong việc:
- Lập bản đồ chính xác các quy trình công việc, mang lại cái nhìn tổng thể bao quát về quy trình làm việc để đạt được mục tiêu.
- Quản lý các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp khi thực hiện quy trình làm việc, đảm bảo việc sử dụng tài nguyên phù hợp, hiệu quả cao.
- Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tất cả các quy trình công việc một cách chi tiết nhất.
- Quản lý các luồng công việc và dự án khác nhau trong một bảng điều khiển tập trung, duy nhất.
- Cung cấp không gian tập trung cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan hay thậm chí cả các đối tác bên ngoài để giao tiếp và cộng tác trong việc thực hiện quy trình làm việc
- Thu thập tối đa mọi dữ liệu
Khi đã tối ưu hóa luồng làm việc, hãy thu thập dữ liệu nhiều nhất có thể để đảm bảo độ chính xác. Bạn có thể phỏng vấn trực tiếp các thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình làm việc và:
- Xác định điểm đầu và điểm cuối của quy trình làm việc.
- Liệt kê các bước cần thiết để hoàn thành quy trình công việc một cách đầy đủ và chính xác.
- Xác định các điểm quyết định và loại thông tin cần thiết cho những quyết định này.
- Xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên.
- Xác định tiến trình cho từng công việc.
- Tìm những điểm chưa hiệu quả
Đối với từng bản đồ quy trình làm việc, ta có thể xác định sự không hiệu quả bằng cách:
- Phân loại các nhiệm vụ khác nhau trong quy trình làm việc dựa trên độ ảnh hưởng của chúng. Xác định những nhiệm vụ nào là rất quan trọng, quan trọng, bình thường và không quan trọng lắm.
- Kiểm tra xem các nhiệm vụ không quá quan trọng có thể được thay thế hoặc loại bỏ hoàn toàn hay không.
- Tìm những công đoạn có thể được tự động hóa.
- Lưu trữ mọi thứ
Các doanh nghiệp nhỏ thường phải vật lộn để có tỷ lệ doanh thu cao, vì vậy những tài liệu về quy trình làm việc hiệu quả là rất quan trọng trong việc giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.
Tóm lại, quy trình làm việc hiệu quả, dễ thực hiện sẽ giúp cải thiện tinh thần làm việc cho đội nhóm, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực và đạt được những mục tiêu mong đợi.